ระบบ rss ทำให้ข้อมูลข่าวอยู่ในรูปแบบ XML ทำให้สะดวกขึ้นในการประกาศข้อมูล และนำไปแสดงในโปรแกรมต่างๆได้ ยกตัวอย่างใน outlook ที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูล เช่นการพาดหัวข่าว เป็นต้น
rss สามารถช่วยให้เราสามารถอ่านเนื้อหาข่าวที่จำเป็นได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาเยี่ยมชมเว็บไซต์อื่น ซึ่งตัว rss จะทำหน้าที่ในการส่งข้อมูลข่าวที่เรามีความสนใจมาให้ แล้วให้เราตัดสินใจว่าจะอ่านบทความไหน และสามารถเพิ่มบทความที่ต้องการอ่านได้ตลอดเวลา ดังนั้น rss ช่วยในการกรองข้องมูลที่มีอยู่หลายล้านข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบของสรุปสั้นๆ แล้วส่งข้อมูลเหล่านั้นให้แก่ผู้ใช้
เว็บไซต์ต่างๆจะทำการประกาศเนื้อข่าวไว้ ซึ่งโดยหลักจะเป็นช่องสื่อหรือเว็บล็อกส่วนตัว หรือที่รู้จักในชื่อว่าบล็อก บล็อกสามารถไปเปรียบเทียบกับบันทึกข้อความทางออนไลน์ เมื่อความนิยมของ RSS เพิ่มขึ้น ชนิดของเนื้อหาใหม่จะปรากฏ รวมถึงเนื้อหาที่มีมัลติมีเดีย การใช้ชนิดของเนื้อหานี้ร่วมกันเป็นที่รู้จักกันในชื่อ การเผยแพร่ทางบล็อก หรือการพอดคาสต์ ตัวอย่างเช่น บางช่องของสื่อจะแสดงสำเนาเสียงของแต่ละรายงานข่าว
การทำงานของ rss มีขั้นตอน ดังนี้
1.ถ้าทำการเพิ่มโค้ด RSS เข้าไปยังเว็บไซต์แล้ว จะเกิดโฟลเดอร์ของ RSS ขึ้น ข้อมูลข่าวที่เราได้ติดโค้ดไว้จะมาอยู่ในโฟลเดอร์นี้ ทำให้เราสามารถเข้าถึงเนื้อหาข่าวที่สนใจได้ตลอดเวลา
2.Outlook ตรวจสอบเซิร์ฟเวอร์ของตัวเผยแพร่ RSS สำหรับรายการใหม่และรายการที่ปรับปรุงแล้วในตารางเวลาทั่วไป
3.เนื้อหาจะมีการอัพเดตให้กับเราตลอดเวลา โฟลเดอร์ที่ใช้งานร่วมกับตัวดึงข้อมูล RSS คุณจะเปิด อ่าน และลบรายการ RSS เหล่านี้ได้เช่นเดียวกับที่คุณส่งข้อความ
สรุปง่ายๆคือ RSS นั้นใช้ตัวดึงข้อมูลเป็นวิธีกำหนดเนื้อหาให้ผู้อ่าน และเสนอการเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของเนื้อหา สำหรับตัวคุณเอง ตัวดึงข้อมูล RSS เป็นวิธีที่สะดวกในการติดตามเว็บไซต์ ข่าว หรือบล็อกที่คุณอ่านบ่อยๆ แทนการค้นหาเว็บไปหลายเว็บไซต์ เป็นการปรับปรุงข้อมูลของเว็บไซต์ให้เราแบบอัตโนมัติ ตัดพาดหัวข่าว หรือเขียนบทสรุปสั้นๆ จากเนื้อหาเว็บไซต์เพื่อประหยัดเวลาของคุณ เปรียบเสมือนผู้ช่วยส่วนตัวในการจัดข้อมูลให้กับเรานั่นเอง